Lær dit team at prioriterer sine opgaver
Eisenhower model til prioritering af opgaver
Undervisning til teams i prioritering af opgaver
Hvad mon der sker, hvis teamet ikke kender prioriteringen af de opgaver, det skal håndtere?
Eller – hvis der lige pludselig kommer noget flyvende ind fra højre, som får lov til at rydde resten af ugens kalender – hvad sker der så med de opgaver, der blev skubbet?
Jeg ved det godt, det er lidt af en gyser.
Det kan køre afdelinger i knæ, hvis ikke kommunikationen omkring opgave-håndtering er
t-y-d-e-l-i-g.
Lær at prioriter de rigtige opgaver i fællesskab
Én af de ting, der bliver meget tydelige for medarbejdere, der har været i stress-håndteringsforløb hos mig er, at de faktisk ikke har en leder eller team, hvor opgavernes håndteringsrækkefølge er soleklar.
Så medarbejderen har opfundet sin egen ”det skal prioriteres sådan her”.
Og det kan sagtens være den rigtige måde at gøre det på – men hvis de andre i teamet ikke er enige, eller har deres egen måde at prioritere på – så vil der være opgaver, som ikke bliver taget hånd om til rette tid.
Eller – og det er næste værre endnu – der vil være opgaver, som bliver håndteret – som ikke er vigtige for hverken forretning eller bundlinje. Og hvis det er rigtig grelt; så er der flere medarbejdere, der bruger tid på dém, end på opgaver, der er kritiske for forretningen.
Man kan jo godt som leder sige ”jeg ønsker, at vi prioriterer sådan hér”. Så er man faktisk nået ret langt i sin ledelse.
Men hvis man som leder har arvet et team, der håndterer opgaver på en måde, der ikke er særlig hensigtsmæssig; så kan det være en RET tung opgave at gøre det klart, hvorfor der er nødt til at ændres på en arbejdsgang.
For at gøre det nemmere for hele teamet at prioritere de rigtige opgaver på den rigtige måde, holder jeg skræddersyet workshops for små og større teams.
Skræddersyet workshop for teams
Her lærer teamet bl.a. at prioritere opgaver efter Eisenhowermodellen; sådan så alle ved, hvordan en opgave skal prioriteres, uanset om den lander i fælles indbakken eller kommer ind af døren i form af en nyt kundekrav eller lovændring.
Med i Eisenhowermodellen ligger især en helt naturlig bevidsthed om, hvilke opgaver, der ikke skal laves – altså hvad man gerne må smide over højre skulder i teamet. Dét frigiver tid – og den tid kan så bruges på de andre opgaver i stedet for.
Fælles forståelse øges i teamet ved at at bruge Eisenhower modellen
Min opgave, når jeg lærer dem om Eisenhower modellen, er at de skal have en fælles forståelse af, hvordan de arbejder efter modellen. Det vil sige, de skal være enige om, hvilke opgaver, der ligger hvor i den model. For at det lykkes, lærer de også andre ting på workshoppen, såsom at:
Bruge bevidst stilhed til at stille knivskarpt på en opgave med.
Bruge pomodoro-teknikken til at holde fokus på noget og blive hurtigere færdig.
Tale sammen indbyrdes på en hensigtsmæssig måde, så opgaver bliver fordelt og løst uden at det er den samme person i teamet hver gang, der sidder med en skod-opgave.
Teambuilding eller uddannelse
Workshoppen kan bruges både til teambuilding og uddannelse. Det kan nemlig ikke lade sig gøre, at lære noget; uden at man også får en lidt større forståelse for, hvilke kolleger, man har. Og jeg lægger altid op til, at det er underholdende at lære noget – for så lærer man nemlig bedst.
Det skal måske lige siges, at denne workshop ikke forhindrer stress på arbejdspladsen – så skal du over og læse om MINDstrain. Det, workshoppen om Eisenhowermodellen kan er, at teamet får stillet skarpt på sine opgaver – og teamleaderen får klarhed over, hvad der fylder for meget og hvor der skal sættes ind i forhold til ressourcer og opgaver. Og det gør det nemmere for alle at være effektive og glade samtidig.
For at en workshop i Eisenhower overhovedet skal have en positiv effekt, skal teamet kunne afsætte 1,5 arbejdsdag, fordelt over 2 dage.
Hvordan fungerer workshoppen
1. dag er en hel dag, hvor jeg sammen med teamet, laver klarlægning af opgaver, og de får undervisning i Eisenhowermodellen.
En måneds tid efter kommer 2. dag, som kun er en halv dag. Her er der opfølgning på modellen og hvordan det går med at bruge den.
Imellem de to workshopdage, har der været en tilbagemelding til teamleaderen om de indsatspunkter, der er konstateret fra min side, på workshopdag 1.
Og sådan en tilbagemelding er der også efter workshopdag 2.
1,5 workshopdag er minimum. Hvis teamet er stort, skal workshoppen måske knækkes over flere dage alt efter om I kan drifte med halv bemanding eller ikke.
Tilpasset workshop
Disse forløb er tilrettelagt, så de passer til det team, jeg skal ud til. Der er nemlig forskel på, om teamet er kundevendt eller intra-vendt. Der tages højde for, hvor mange deltagere, der er i workshoppen, for teams kommer i alle størrelser – og der er også medregnet vidensdeling til ledelsesgruppen samt en mini-manual i ”hvordan smækker vi nye opgaver ind i Eisenhower selv” ud fra et ledelsesperspektiv, så teamet bliver ved med at kunne få sparring fra teamleaderen til, hvordan der skal prioriteres.
Derfor kan jeg ikke slynge en fast pris ud – den er altid afhængig af flere faktorer. De faktorer får du dog her:
- Antal deltagere i workshoppen – 2-12 (Ved større teams end 12 er vi flere til at facilitere)
- Hvor mange dage – 1,5 er minimum.
- Hvor mange teamleaders/ledelser skal der meldes tilbage til.
- Kørsel – hvor langt væk skal jeg, for at mødes med jer.
Du må altid kontakte mig, så vi kan have en uforpligtende samtale om, om det er Eisenhower modellen og mig, der er brug for hos jer.
Få styr på dine overspringshandlinger
Vil du blive klogere på, hvordan du får styr på dine overspringshandlinger og får værktøjerne til at prioritere dine opgaver, så læs med på www.Firmamor.dk
Her tilbyder jeg bl.a.
Vil du vide mere
